Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

Marítima Terranova S.A.S. (en adelante «MTS»), NIT 901.047.773-6, domicilio principal en Manga, Calle 26 #18A-31, Cartagena de Indias, Colombia. Teléfono +57 300 929 3038. Sitio web: www.maritimaterranova.com. Canal único de atención a titulares de datos: [email protected]. Persona designada para la protección de datos personales: [nombre y cargo].

2. Marco normativo

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, las circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. En materia de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, MTS es sujeto obligado del SARLAFT de la Superintendencia de Transporte (Resolución 2328 de 2025 y sus modificaciones), y adopta como referencia de seguridad en la cadena de suministro la Norma y Estándares Internacionales BASC Versión 6 de 2022.

3. Alcance

Aplica a todos los datos personales que MTS recolecte, almacene, use, circule o suprima, en Colombia o desde Colombia, de:

1. 1. Clientes y sus representantes legales, socios, beneficiarios finales, delegados y contactos operativos.
   2. Proveedores, contratistas y su personal, incluidos conductores.
   3. Embarcadores, consignatarios y personas autorizadas para entregar o recibir carga.
   4. Empleados, exempleados y candidatos.
   5. Visitantes de las instalaciones y usuarios del sitio web y de las plataformas de MTS.

4. Definiciones

Se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015 (autorización, base de datos, dato personal, dato público, dato sensible, encargado, responsable, titular, tratamiento, transferencia y transmisión).

5. Principios

MTS aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

6. Datos que se tratan

Según el tipo de titular, MTS puede tratar: datos de identificación (nombre, tipo y número de documento, NIT, fecha y lugar de nacimiento, fotografía del documento); datos de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico); datos societarios (composición accionaria, representantes, beneficiarios finales); datos financieros y comerciales (cuentas bancarias, referencias, información tributaria, declaración de origen de fondos); datos de vehículos y licencias de conducción; resultados de consultas en listas y fuentes públicas; datos de trazabilidad de firma electrónica (dirección IP, fecha, hora, dispositivo y navegador); firmas manuscritas digitalizadas; fotografías de mercancía y de documentos; datos laborales y de seguridad social del personal propio; y registros de acceso a instalaciones.

7. Finalidades

7.1 Clientes, embarcadores y consignatarios:

1. 1. Conocimiento, vinculación, actualización y evaluación como cliente y asociado de negocio.
   2. Verificación de identidad y consulta en fuentes públicas, el RUES, centrales de información y listas restrictivas y de control nacionales e internacionales (Consejo de Seguridad de la ONU, OFAC, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, Rama Judicial, Registraduría), con fines de prevención y control del lavado de activos, la financiación del terrorismo y delitos conexos.
   3. Cumplimiento de obligaciones ante la Superintendencia de Transporte, la UIAF, la DIAN, la DIMAR, la Policía Antinarcóticos, autoridades portuarias y demás autoridades.
   4. Suscripción, ejecución y verificación anual de acuerdos de seguridad conforme al estándar BASC.
   5. Gestión de reservas, declaraciones de carga, declaraciones antinarcóticos, actas de recibo y entrega, seguimiento de embarques, facturación electrónica y cartera.
   6. Captura y conservación de firmas electrónicas y su evidencia de trazabilidad.
   7. Atención de consultas, reclamos y comunicaciones sobre el servicio.
   8. Envío de información comercial sobre servicios de MTS, cuando el titular lo haya autorizado, con posibilidad de oponerse en cualquier momento.

7.2 Proveedores, contratistas y su personal:

1. 1. Selección, evaluación por criticidad, contratación, reevaluación anual y pago.
   2. Verificación de habilitaciones, licencias, pólizas, afiliación a seguridad social y antecedentes, incluida la consulta en RUNT, SIMIT, RNDC y listas restrictivas.
   3. Control de acceso a instalaciones y a la carga.
   4. Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y de seguridad de la cadena de suministro.

7.3 Empleados, exempleados y candidatos: gestión de procesos de selección, contratación, nómina, seguridad social, salud y seguridad en el trabajo, capacitación, evaluación de desempeño, cumplimiento de obligaciones laborales y legales, y contacto con familiares en caso de emergencia.

7.4 Visitantes y usuarios del sitio web y plataformas: control de acceso y seguridad de instalaciones; operación técnica, seguridad y estadísticas de uso del sitio web y de las aplicaciones de MTS (app.maritimaterranova.com); atención de solicitudes de cotización y contacto.

8. Datos de terceros suministrados por clientes y proveedores

Cuando un cliente o proveedor entrega a MTS datos de personas distintas de sí mismo (representantes legales, socios, beneficiarios finales, empleados, conductores, contactos de recogida o entrega), declara y garantiza que obtuvo de esos titulares la autorización previa, expresa e informada para entregarlos a MTS con las finalidades de esta Política, y mantendrá a disposición de MTS la evidencia de dicha autorización. MTS tratará esos datos únicamente para las finalidades aquí descritas.

9. Datos sensibles y datos de menores

MTS no requiere datos sensibles para prestar sus servicios. Si excepcionalmente fuera necesario (por ejemplo, información de salud del personal propio o datos biométricos de acceso), se solicitará autorización explícita, informando el carácter facultativo de la respuesta. MTS no trata datos de niños, niñas y adolescentes, salvo los de beneficiarios de empleados para fines de seguridad social y bienestar, con autorización de su representante y respetando su interés superior.

10. Firma electrónica y trazabilidad

Los documentos de vinculación, declaraciones de carga, declaraciones antinarcóticos, acuerdos de seguridad y actas de recibo o entrega pueden suscribirse mediante firma electrónica capturada en formularios web de MTS, conforme a la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 compilado en el Decreto 1074 de 2015. Para acreditar la confiabilidad del mecanismo, MTS registra y conserva junto con la firma: dirección IP, fecha y hora, identificación del dispositivo y navegador, y el enlace enviado al correo del firmante. El titular acepta este mecanismo como firma pactada mediante acuerdo al utilizarlo.

11. Encargados del tratamiento y transferencia internacional

MTS utiliza proveedores de tecnología que actúan como encargados del tratamiento y pueden almacenar o procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos: servicios de base de datos en la nube (Airtable), automatización y envío de correo (Make), alojamiento web y correo corporativo (proveedor de hosting cPanel y Cloudflare), y gestión de relaciones con clientes y mensajería (Kommo, WhatsApp). MTS exige a estos encargados condiciones de seguridad y confidencialidad y limita el tratamiento a las finalidades de esta Política. La aceptación de esta Política incluye la autorización para la transferencia y transmisión internacional de datos a dichos encargados con esas finalidades, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. MTS también puede entregar datos a autoridades competentes, bancos, aseguradoras, agentes de aduana, operadores portuarios, navieras y transportadores cuando sea necesario para prestar el servicio o cumplir la ley.

12. Seguridad

MTS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: acceso por usuario y contraseña con roles diferenciados, comunicaciones cifradas (HTTPS), credenciales de sistemas custodiadas exclusivamente en el servidor, enlaces de firma con vigencia limitada, registro de trazabilidad y deberes de confidencialidad de su personal.

13. Conservación

Los datos se conservan durante la relación comercial, laboral o contractual y, después de terminada, durante el tiempo exigido por la ley. Los expedientes de conocimiento del cliente y del proveedor, incluidas consultas en listas, firmas electrónicas y su evidencia, se conservan por diez (10) años contados desde la terminación de la relación, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y a las normas del SARLAFT. Vencido el término, los datos se suprimen o anonimizan.

14. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
   2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
   3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
   4. Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley, previo agotamiento del trámite ante MTS.
   5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
   6. Acceder gratuitamente a sus datos.

15. Procedimiento de consultas y reclamos

15.1 Canal: [email protected], o comunicación escrita a la dirección del numeral 1. La solicitud debe indicar nombre, número de identificación, medio para recibir respuesta, descripción de los datos y de la solicitud, y documentos que acrediten la identidad o la representación.

15.2 Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

15.3 Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular en cinco (5) días hábiles; si en dos (2) meses no lo completa, se entiende desistido. Recibido completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» en la base de datos y se resolverá en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más con aviso al titular.

15.4 Legitimación: puede ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado acreditado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

16. Autorización

La autorización se obtiene por escrito, de forma electrónica en los formularios de MTS, o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó. MTS conserva la evidencia de la autorización. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

17. Registro Nacional de Bases de Datos

MTS inscribirá sus bases de datos en el RNBD de la SIC cuando cumpla los criterios de obligatoriedad del Decreto 090 de 2018 (activos totales superiores a 100.000 UVT).

18. Aviso de privacidad

MTS informa la existencia de esta Política mediante el Aviso de Privacidad publicado en www.maritimaterranova.com/aviso-privacidad/ y mediante los textos de autorización incluidos en sus formularios y formatos.

19. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige desde su publicación y reemplaza la versión del 15 de agosto de 2017. MTS puede modificarla en cualquier momento; los cambios se publicarán en el sitio web y, cuando sean sustanciales, se informarán a los titulares por correo electrónico.